Thực hiện buổi phỏng vấn như thế nào?
Khi bước vào buổi phỏng vấn, BA cần tạo không khí thoải mái, giải thích mục tiêu, xác nhận thời lượng và cho stakeholder biết thông tin sẽ được sử dụng như thế nào.
Một buổi phỏng vấn tốt có cấu trúc nhưng không quá cứng nhắc. BA cần có câu hỏi chuẩn bị trước, đồng thời linh hoạt theo câu trả lời của stakeholder.
Cấu trúc buổi phỏng vấn
1
Mở đầu
Giới thiệu mục tiêu, phạm vi, thời lượng và cách ghi nhận thông tin.
2
Khám phá
Dùng câu hỏi mở để stakeholder mô tả công việc, vấn đề và nhu cầu.
3
Đào sâu
Hỏi thêm về ngoại lệ, dữ liệu, business rule, pain point và trường hợp đặc biệt.
4
Xác nhận
Tóm tắt lại những gì đã hiểu và xác nhận với stakeholder ngay trong buổi phỏng vấn.
Lắng nghe chủ động
BA không nên chỉ chờ tới lượt hỏi câu tiếp theo. Hãy lắng nghe từ khóa, điểm mâu thuẫn, cảm xúc, sự ngập ngừng và các dấu hiệu cho thấy stakeholder đang nói về một pain point quan trọng.
Khi nghe thấy điều chưa rõ, hãy hỏi tiếp: “Anh chị có thể cho ví dụ không?”, “Trường hợp này xảy ra thường xuyên không?”, “Nếu bước này bị lỗi thì ai xử lý?”.
Ghi chú có cấu trúc
Trong buổi phỏng vấn, BA nên ghi chú theo nhóm: vấn đề, quy trình, dữ liệu, rule, ngoại lệ, yêu cầu, giả định, câu hỏi còn mở và action item.
Ghi nhớ
Phỏng vấn không phải là hỏi hết danh sách câu hỏi. Phỏng vấn là cuộc trao đổi có mục tiêu để hiểu sâu hơn về nhu cầu và bối cảnh.
Kết luận
Trong buổi phỏng vấn, BA cần biết hỏi, lắng nghe, đào sâu và xác nhận. Đây là kỹ năng cần luyện nhiều qua tình huống thực tế.