Vì sao cần phân công trách nhiệm?
Sau khi xác định stakeholder, BA cần giúp dự án làm rõ ai chịu trách nhiệm việc gì. Nếu chỉ biết ai liên quan nhưng không rõ vai trò, dự án rất dễ rơi vào tình trạng việc quan trọng không ai làm, hoặc nhiều người cùng nghĩ người khác đang làm.
RACI Matrix là một công cụ đơn giản nhưng rất hữu ích để làm rõ trách nhiệm trong dự án.
RACI Matrix là gì?
R - Responsible
- Người trực tiếp thực hiện công việc.
- Có thể có một hoặc nhiều người Responsible.
- Ví dụ: BA viết tài liệu requirement.
A - Accountable
- Người chịu trách nhiệm cuối cùng.
- Thường chỉ nên có một người Accountable.
- Ví dụ: Product Owner phê duyệt requirement.
C - Consulted
- Người cần được hỏi ý kiến.
- Trao đổi hai chiều.
- Ví dụ: Legal review yêu cầu liên quan quy định.
I - Informed
- Người cần được cập nhật thông tin.
- Trao đổi một chiều.
- Ví dụ: Manager nhận thông báo tiến độ.
RACI giúp giảm hiểu lầm
Trong nhiều dự án, vấn đề không phải là thiếu người giỏi, mà là thiếu rõ ràng về trách nhiệm. Một tài liệu requirement có thể cần BA soạn, Product Owner phê duyệt, Developer góp ý tính khả thi, Tester góp ý testability và Manager được cập nhật.
Nếu không ghi rõ, đến lúc có lỗi hoặc chậm tiến độ, mọi người dễ tranh luận xem trách nhiệm thuộc về ai.
Cách dùng RACI trong dự án
BA có thể tạo bảng với hàng là các hoạt động hoặc deliverable, cột là stakeholder hoặc vai trò. Sau đó điền R, A, C, I vào từng ô để xác định ai làm gì.
Ví dụ các hoạt động có thể gồm: xác định mục tiêu kinh doanh, review Business Case, phê duyệt scope, cung cấp dữ liệu, viết requirement, review requirement, kiểm thử UAT, đào tạo người dùng và go-live.
Ghi nhớ
RACI không chỉ là bảng tài liệu. Nó là công cụ giúp các bên thống nhất kỳ vọng và tránh khoảng trống trách nhiệm trong dự án.
Lưu ý khi dùng RACI
- Mỗi hoạt động nên có người Accountable rõ ràng.
- Không nên có quá nhiều người Accountable cho cùng một hoạt động.
- Consulted là người cần trao đổi hai chiều, không phải chỉ nhận thông báo.
- Informed là người cần biết tình hình nhưng không cần tham gia quyết định.
- RACI nên được review lại khi phạm vi hoặc stakeholder thay đổi.
Kết luận
RACI Matrix giúp BA và đội dự án làm rõ trách nhiệm của stakeholder ngay từ đầu. Khi vai trò rõ, việc phối hợp dễ hơn, quyết định nhanh hơn và rủi ro bỏ sót công việc giảm đi đáng kể.