Stakeholder là ai?
Stakeholder là cá nhân hoặc nhóm có liên quan đến dự án, bị ảnh hưởng bởi dự án hoặc có thể ảnh hưởng đến quyết định và kết quả của dự án.
Stakeholder có thể là người dùng cuối, quản lý, sponsor, đội vận hành, developer, tester, khách hàng, đối tác, bộ phận pháp lý, tài chính hoặc bất kỳ nhóm nào có lợi ích trong thay đổi đang được thực hiện.
Các nhóm stakeholder thường gặp
Stakeholder trực tiếp
- Người dùng hệ thống hằng ngày.
- Nhóm vận hành quy trình.
- Người chịu trách nhiệm kết quả công việc.
Stakeholder gián tiếp
- Bộ phận bị ảnh hưởng bởi dữ liệu hoặc báo cáo.
- Nhóm nhận đầu ra từ quy trình.
- Khách hàng hoặc đối tác liên quan.
Stakeholder quyết định
- Sponsor dự án.
- Quản lý ngân sách.
- Người phê duyệt phạm vi hoặc ưu tiên.
Stakeholder hỗ trợ
- Developer, Tester, Architect.
- Security, Legal, Compliance.
- Đội triển khai, đào tạo hoặc hỗ trợ người dùng.
Vì sao cần xác định stakeholder sớm?
Nếu bỏ sót stakeholder quan trọng, BA có thể bỏ sót requirement, rủi ro, quy tắc nghiệp vụ hoặc tác động của thay đổi. Đến cuối dự án mới phát hiện thiếu người cần phê duyệt hoặc thiếu nhóm bị ảnh hưởng thì chi phí sửa sẽ cao hơn rất nhiều.
Xác định stakeholder sớm giúp BA biết cần hỏi ai, ai cần tham gia workshop, ai cần review tài liệu và ai có quyền quyết định.
Cách xác định stakeholder
BA có thể bắt đầu bằng cách hỏi sponsor hoặc quản lý dự án: ai là người sử dụng giải pháp, ai bị ảnh hưởng, ai phê duyệt, ai vận hành, ai hỗ trợ, ai cung cấp dữ liệu và ai có thể phản đối thay đổi?
Ngoài ra, hãy xem sơ đồ tổ chức, quy trình hiện tại, tài liệu dự án cũ, hệ thống liên quan và luồng dữ liệu để phát hiện thêm stakeholder.
Ghi nhớ
Stakeholder không chỉ là người yêu cầu chức năng. Stakeholder còn là người bị ảnh hưởng, người vận hành, người phê duyệt, người kiểm soát rủi ro và người sử dụng kết quả.
Câu hỏi giúp tìm stakeholder
- Ai đang gặp vấn đề này?
- Ai sẽ dùng giải pháp?
- Ai chịu trách nhiệm quy trình hiện tại?
- Ai phê duyệt ngân sách hoặc phạm vi?
- Ai cung cấp dữ liệu đầu vào?
- Ai nhận báo cáo hoặc đầu ra?
- Ai cần được đào tạo sau khi triển khai?
- Ai có thể bị ảnh hưởng tiêu cực bởi thay đổi?
Kết luận
Xác định stakeholder là bước nền tảng khi khởi tạo dự án. BA càng hiểu rõ stakeholder, càng có cơ hội khai thác requirement đúng người, giảm rủi ro bỏ sót và giúp dự án được chấp nhận tốt hơn.