Đừng bắt đầu dự án bằng việc hỏi ngay yêu cầu
Khi một Business Analyst mới được giao vào dự án, phản xạ tự nhiên thường là bắt đầu đặt lịch họp, hỏi người dùng cần chức năng gì và ghi lại requirement. Cách làm này có vẻ chủ động, nhưng lại có thể khiến dự án đi sai hướng rất sớm.
Trước khi hỏi hệ thống cần làm gì, BA cần hiểu rõ mục tiêu kinh doanh của dự án. Dự án này tồn tại để giải quyết vấn đề gì? Tổ chức kỳ vọng kết quả nào? Nếu dự án thành công, điều gì sẽ được cải thiện?
Từ mục tiêu kinh doanh đến requirement
1
Hiểu bối cảnh
Doanh nghiệp đang gặp vấn đề gì, cơ hội nào đang xuất hiện hoặc áp lực nào cần xử lý?
2
Làm rõ mục tiêu
Dự án cần đạt kết quả gì về doanh thu, chi phí, tốc độ, chất lượng, trải nghiệm khách hàng hoặc tuân thủ?
3
Xác định phạm vi ban đầu
Phần nào thuộc dự án, phần nào chưa làm, stakeholder nào liên quan và rủi ro lớn nhất là gì?
4
Sau đó mới đi vào requirement
Requirement phải phục vụ mục tiêu kinh doanh, không chỉ là danh sách mong muốn rời rạc.
Mục tiêu kinh doanh là la bàn của dự án
Nếu không hiểu mục tiêu kinh doanh, BA rất dễ ghi nhận quá nhiều yêu cầu nhưng không biết yêu cầu nào quan trọng hơn. Khi stakeholder đưa ra nhiều ý kiến khác nhau, BA cũng khó đánh giá yêu cầu nào thật sự tạo giá trị.
Ngược lại, khi mục tiêu rõ, BA có thể dùng mục tiêu đó để hỏi lại: yêu cầu này giúp đạt mục tiêu nào, tác động ra sao, có đáng ưu tiên không và có cách nào đơn giản hơn không?
Ví dụ đơn giản
Giả sử doanh nghiệp muốn xây một dashboard bán hàng. Nếu chỉ nghe “cần dashboard”, BA có thể vội đi hỏi cần biểu đồ gì. Nhưng nếu hiểu mục tiêu là giúp quản lý phát hiện doanh số giảm theo khu vực trong vòng 24 giờ, BA sẽ hỏi khác đi.
Lúc này BA cần làm rõ dữ liệu doanh số cập nhật khi nào, khu vực được định nghĩa ra sao, mức giảm nào cần cảnh báo, ai nhận cảnh báo và quyết định nào sẽ được đưa ra dựa trên dashboard.
Ghi nhớ
Requirement tốt phải gắn với mục tiêu kinh doanh. Nếu không biết mục tiêu, BA rất khó phân tích đúng, ưu tiên đúng và bảo vệ phạm vi dự án.
Câu hỏi BA nên hỏi khi bắt đầu dự án
- Vấn đề kinh doanh nào đang cần giải quyết?
- Vì sao dự án này cần thực hiện bây giờ?
- Ai là người bị ảnh hưởng nhiều nhất?
- Thành công sẽ được đo bằng chỉ số nào?
- Điều gì sẽ xảy ra nếu không làm dự án này?
- Những ràng buộc lớn nhất về thời gian, ngân sách, công nghệ hoặc quy định là gì?
Kết luận
Khởi tạo dự án không phải là lao ngay vào lấy requirement. BA cần hiểu mục tiêu kinh doanh trước, vì mục tiêu đó sẽ dẫn đường cho stakeholder analysis, business case, phạm vi, ưu tiên và toàn bộ quá trình phân tích sau này.