Business Case là công cụ hỗ trợ ra quyết định
Business Case là tài liệu giúp người ra quyết định hiểu vì sao một dự án hoặc một thay đổi nên được thực hiện. Nó trình bày vấn đề, cơ hội, lựa chọn giải pháp, chi phí, lợi ích, rủi ro và khuyến nghị.
Nói đơn giản, Business Case trả lời câu hỏi: dự án này có đáng làm không?
Business Case thường trả lời 5 câu hỏi
1
Vấn đề là gì?
Doanh nghiệp đang gặp khó khăn nào hoặc cơ hội nào đang cần khai thác?
2
Vì sao cần hành động?
Nếu không làm gì, doanh nghiệp sẽ mất cơ hội, tăng chi phí, giảm chất lượng hay gặp rủi ro nào?
3
Có những lựa chọn nào?
Không chỉ có một giải pháp. Business Case nên so sánh nhiều phương án khả thi.
4
Chi phí và lợi ích ra sao?
Giải pháp cần nguồn lực gì và giá trị kỳ vọng mang lại là gì?
5
Khuyến nghị là gì?
Dựa trên phân tích, phương án nào nên được chọn và vì sao?
Khi nào cần Business Case?
Business Case thường được dùng khi tổ chức cần quyết định có nên đầu tư vào một dự án, một hệ thống, một quy trình mới hoặc một thay đổi lớn hay không.
Không phải mọi thay đổi nhỏ đều cần Business Case đầy đủ. Nhưng với dự án có chi phí đáng kể, nhiều stakeholder, rủi ro cao hoặc ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp, Business Case rất quan trọng.
BA có vai trò gì trong Business Case?
Tùy tổ chức, người tạo Business Case có thể là Product Owner, Project Manager, Sponsor, Manager hoặc Business Analyst. Dù BA không phải người sở hữu cuối cùng, BA vẫn thường hỗ trợ phân tích vấn đề, thu thập dữ liệu, xác định lựa chọn, làm rõ lợi ích, rủi ro và tác động.
BA có lợi thế vì BA biết cách đặt câu hỏi, hiểu stakeholder, phân tích quy trình và chuyển thông tin rời rạc thành tài liệu có cấu trúc.
Ghi nhớ
Business Case không phải là tài liệu để làm cho dự án trông hay hơn. Nó phải giúp tổ chức quyết định có nên đầu tư hay không, và nếu có thì nên chọn hướng nào.
Business Case khác requirement như thế nào?
Business Case nói về lý do nên làm dự án và giá trị kỳ vọng. Requirement nói về hệ thống, quy trình hoặc giải pháp cần đáp ứng điều gì. Business Case thường xuất hiện sớm hơn và giúp định hướng cho requirement sau này.
Kết luận
Business Case là nền tảng quan trọng trong giai đoạn khởi tạo dự án. Khi BA hiểu Business Case, BA sẽ hiểu rõ hơn vì sao dự án tồn tại, giá trị nào cần tạo ra và yêu cầu nào nên được ưu tiên.