Agenda quan trọng, nhưng không phải lúc nào cũng nên quá cứng nhắc
Ở bài trước, bạn đã thấy meeting agenda giúp cuộc họp có mục tiêu rõ ràng. Tuy nhiên, trong thực tế Business Analysis, không phải cuộc họp nào cũng diễn ra đúng như kế hoạch. Stakeholder có thể đưa ra thông tin mới, phát hiện vấn đề lớn hơn hoặc đặt câu hỏi quan trọng chưa có trong agenda.
Vì vậy, BA cần biết cân bằng giữa cấu trúc và sự linh hoạt.
Khi nào nên bám agenda, khi nào nên linh hoạt?
Nên bám agenda
- Cuộc họp có thời gian ngắn.
- Cần ra quyết định cụ thể.
- Có nhiều stakeholder bận rộn.
- Chủ đề dễ bị lan man.
Nên linh hoạt
- Stakeholder tiết lộ pain point quan trọng.
- Phát hiện requirement bị hiểu sai.
- Có rủi ro lớn vừa được nêu ra.
- Cần làm rõ vấn đề trước khi ra quyết định.
Vấn đề của agenda quá hình thức
Nếu BA chỉ chăm chăm đi hết từng mục agenda mà không lắng nghe thông tin mới, cuộc họp có thể bỏ lỡ điều quan trọng. Đôi khi một câu nói bên lề của stakeholder lại mở ra vấn đề thật sự phía sau requirement.
Ví dụ, agenda chỉ là review màn hình tạo đơn hàng. Nhưng trong lúc trao đổi, user nói rằng họ thường phải xử lý đơn hàng ngoại lệ bằng Excel vì hệ thống cũ không hỗ trợ. Đây có thể là thông tin rất quan trọng. Nếu BA bỏ qua vì “không nằm trong agenda”, requirement có thể bị thiếu.
Cách linh hoạt mà không làm cuộc họp rối
Linh hoạt không có nghĩa là để cuộc họp trôi tự do. BA có thể dùng cách sau:
- Ghi nhận chủ đề mới vào parking lot nếu chưa cần xử lý ngay.
- Hỏi nhóm xem chủ đề mới có quan trọng hơn agenda hiện tại không.
- Nếu cần, điều chỉnh thời gian cho các phần còn lại.
- Nếu chủ đề quá lớn, tạo action item hoặc lên cuộc họp riêng.
- Cuối buổi vẫn tóm tắt quyết định, câu hỏi còn mở và bước tiếp theo.
BA cần đọc tình huống
Một BA giỏi không chỉ làm theo checklist. BA cần đọc tình huống: khi nào nên giữ cuộc họp đúng hướng, khi nào nên đào sâu, khi nào nên tạm dừng để xác nhận và khi nào nên chuyển chủ đề sang buổi khác.
Ghi nhớ
Agenda là công cụ hỗ trợ cuộc họp, không phải cái khung cứng làm BA bỏ qua thông tin quan trọng.
Kết luận
Meeting agenda giúp BA chuẩn bị và dẫn dắt cuộc họp tốt hơn. Nhưng trong thực tế, BA cần linh hoạt khi stakeholder cung cấp insight quan trọng hoặc khi phát hiện vấn đề mới. Cân bằng giữa agenda và sự linh hoạt là kỹ năng rất thực tế của một Business Analyst.