Documentation Review là gì?
Documentation Review là kỹ thuật khai thác thông tin bằng cách xem xét tài liệu hiện có. Đây có thể là quy trình vận hành, biểu mẫu, báo cáo, tài liệu hệ thống cũ, policy, hướng dẫn sử dụng, hợp đồng, email hoặc checklist nội bộ.
Kỹ thuật này giúp BA hiểu bối cảnh trước khi phỏng vấn stakeholder và phát hiện nhiều thông tin không được nói ra trong buổi họp.
Tài liệu BA có thể review
Quy trình và biểu mẫu
- Process flow hiện tại.
- Form giấy hoặc form Excel.
- Checklist thao tác hằng ngày.
Báo cáo và dữ liệu
- Báo cáo quản trị.
- File dữ liệu mẫu.
- Dashboard hoặc export hiện tại.
Tài liệu hệ thống
- User manual.
- SRS hoặc BRD cũ.
- Danh sách lỗi hoặc ticket.
Policy và rule
- Quy định phê duyệt.
- Chính sách giá, chiết khấu.
- Quy định bảo mật hoặc tuân thủ.
Review tài liệu để làm gì?
BA có thể dùng documentation review để hiểu quy trình hiện tại, xác định thuật ngữ, tìm business rule, phát hiện dữ liệu đầu vào đầu ra, nhận biết stakeholder liên quan và chuẩn bị câu hỏi tốt hơn.
Tài liệu cũ không phải lúc nào cũng đúng với thực tế, nhưng nó là điểm bắt đầu rất hữu ích.
Cần cẩn thận điều gì?
Tài liệu có thể lỗi thời, thiếu cập nhật hoặc khác với cách người dùng thật sự làm việc. Vì vậy BA không nên tin tuyệt đối vào tài liệu. Hãy dùng tài liệu để tạo giả định, sau đó xác nhận với stakeholder.
Ghi nhớ
Documentation Review giúp BA chuẩn bị tốt hơn, nhưng không thay thế việc xác nhận với người dùng và stakeholder.
Kết luận
Documentation Review là kỹ thuật đơn giản nhưng rất mạnh. Một BA biết đọc tài liệu tốt sẽ đặt câu hỏi tốt hơn và hiểu bối cảnh nhanh hơn khi bước vào elicitation.