Sponsor hoặc Committee Approval là gì?
Trong nhiều dự án, requirement không chỉ cần business và technical team đồng ý. Một số requirement hoặc phạm vi dự án cần được sponsor, steering committee hoặc nhóm ra quyết định cấp cao phê duyệt.
Loại approval này thường tập trung vào phạm vi, chi phí, rủi ro, giá trị, ưu tiên, thời gian và quyết định có nên tiếp tục triển khai hay không.
Sponsor hoặc Committee quan tâm điều gì?
1
Business Value
Requirement hoặc phạm vi này tạo giá trị gì cho tổ chức, khách hàng hoặc vận hành?
2
Scope và Priority
Điều gì nằm trong phạm vi hiện tại, điều gì để sau và vì sao ưu tiên như vậy?
3
Cost và Timeline
Triển khai requirement này ảnh hưởng đến chi phí, nguồn lực và tiến độ như thế nào?
4
Risk và Decision
Có rủi ro nào cần chấp nhận, giảm thiểu hoặc cần quyết định chính thức không?
BA nên chuẩn bị nội dung như thế nào?
Với sponsor hoặc committee, BA không nên chỉ đưa danh sách requirement quá chi tiết. Hãy chuẩn bị bản tóm tắt theo hướng ra quyết định: mục tiêu, phạm vi, giá trị, thay đổi chính, rủi ro, tác động, lựa chọn và đề xuất.
Nếu có nhiều option, BA nên trình bày ưu nhược điểm từng option để sponsor hoặc committee ra quyết định có căn cứ.
Nội dung nên có trong buổi approval
- Tóm tắt mục tiêu kinh doanh.
- Phạm vi requirement hoặc scope cần phê duyệt.
- Requirement quan trọng nhất và lý do ưu tiên.
- Tác động đến người dùng, quy trình, hệ thống và dữ liệu.
- Rủi ro, giả định và phụ thuộc chính.
- Chi phí, effort hoặc timeline ở mức tổng quan nếu có.
- Quyết định cần sponsor hoặc committee xác nhận.
Ghi nhận quyết định
Sau buổi approval, BA cần ghi rõ quyết định: approved, approved with conditions, rejected, deferred hoặc cần thêm thông tin. Nếu có điều kiện phê duyệt, BA phải ghi lại điều kiện đó để tránh hiểu sai sau này.
Ghi nhớ
Sponsor hoặc Committee Approval thường không đi sâu từng field trên màn hình. Họ cần thấy giá trị, phạm vi, rủi ro và quyết định cần đưa ra.
Kết luận
Lấy phê duyệt từ sponsor hoặc committee giúp dự án có sự ủng hộ chính thức ở cấp quyết định. BA cần chuẩn bị thông tin rõ, ngắn gọn và hướng đến quyết định, không chỉ liệt kê requirement.